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Finanças e Contas

Documentação exigida para pagamento

Para que se possa efetuar o pagamento dentro da legalidade é necessário que as notas fiscais sejam emitidas corretamente e entregues com toda a documentação exigida conforme check list abaixo.

Check List
  • O fornecedor deverá possuir Conta Corrente com os mesmos dados do empenho (CNPJ para Pessoa Jurídica ou CPF para Pessoa Física)
  • Para contas em outros bancos que não seja o Banco do Brasil, conforme legislação há um desconto no valor pago de aproximadamente R$ 13,73 referente ao DOC de transferencia entre bancos.
  • Para o pagamento das notas fiscais a empresa deverá estar com as CNDs devidamente regularizadas (Certidão negativa de débito da previdência social – INSS; Certidão de regularidade do fundo de garantia por tempo de serviço - FGTS; Certidão conjunta de débitos relativos à tributos federais e à divida ativa da união; Certidão negativa da fazenda estadual; Certidão negativa da fazenda municipal (tributos mobiliários e imobiliários);
  • Dados do tomador do serviço para emissão do documento fiscal: (Fundação Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC – CNPJ 83.891.283.0001/36 - Av. Madre Benvenuta, 2007 - Itacorubi - Florianópolis – SC CEP: 88.035-001)
Notas Fiscais de Venda
  • No caso de notas fiscais de venda emitidas por fornecedores do Santa Catarina, inclusive nas faturas de energia elétrica, não deve ser destacada a base de cálculo e valor do ICMS, conforme regulamento do ICMS de Santa Catarina;
  • De acordo com disposto no Protocolo ICMS 193/2010, a partir de 01/04/2011 para emissão de Notas fFscais de venda é obrigatória a utilização de Notas Fiscais Eletrônicas (exceto para CNAE's específicos citados no Protocolo ICMS 191/2010);
  • Destacar na nota fiscal o texto: "Documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional" identificando que é empresa optante pelo simples nacional (§ 2º do Artigo 2º da resolução 10/2007 do CGSN);
  • Declaração assinada e com os dados da empresa, atestanto ser empresa optante do simples nacional;
Notas Fiscais de Serviço
  • De acordo com artigo 1º da Lei Complementar Federal nº 116/2003 a nota de prestação de serviço deve ser emitida apenas após a conclusão do serviço prestado;
  • A nota de prestação de serviço deve ser emitida com data correspondente ao mês de pagamento (não será aceito Nota Fiscal com data de emissão de meses anteriores);
  • Para os casos de prestadores de serviços que sejam Instituição de educação ou de assistência social deverá apresentar anexo ao documento fiscal declaração assinada atestando tal atividade (Modelo de Declaração)
  • Para os casos de prestadores de serviços que sejam entidades sem fins lucrativos, as notas fiscais/faturas devem estar acompanhadas de declaração correspondente, a qual deverá ser assinada por um sócio proprietário (Modelo de Declaração); Entidade sem fins lucrativos poderá emitir recibo como documento fiscal desde que contenham os dados abaixo e comprovado que a entidade não pode emitir nota fiscal: (Modelo de recibo) (somente são aceitos documentos originais)

      ○ Recibo com numeração

      ○ Valor do serviço (numérico e por extenso)

      ○ Dados do tomador do serviço: (conforme descrito acima)

      ○ Descrição do serviço prestado de acordo com empenho aprovado

      ○ Data de emissão do recibo (sempre com data após o término do evento)

      ○ Dados da Entidade prestadora do serviço de acordo com o empenho aprovado (Nome, CNPJ, Endereço e Contato)

      ○ Nome legível e assinatura de um dos sócios da Entidade
  • Para os casos de serviços prestados por ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, deverá constar na documentação:

a) destacar no documento fiscal alíquota aplicável na retenção do ISS;

b) Destacar na nota fiscal o texto: "Documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional" identificando que é empresa optante pelo simples nacional (§ 2º do Artigo 2º da resolução 10/2007 do CGSN);

c) anexar declaração assinada e com os dados da empresa, atestando ser empresa optante do simples nacional; (modelo declaração)

* se for enquadrada no anexo IV da IN RFB nº 791/2007 apresentar declaração, assinada pelo representante legal da empresa, conforme modelo anexo (modelo de declaração)  

* se for enquadrada no anexo III emitir declaração, assinada e com os dados da empresa, comprovando que é optante pelo simples nacional e se enquadra dentro do anexo III da Lei Complementar 123/2006 não estando sujeita a retenção de INSSPJ (Art 191 da IN 971/2009);  
 
  • Para os casos de serviços prestados por MicroEmpreendedor Individual optantes pelo SIMEI, deverá constar na documentação:

              a) Declaração de SIMEI do simples (modelo de declaração)

      b) Apresentação da última Guia do DAS (Documento de Arrecadação) e do Comprovante de Pagamento do DAS (cópia)

      c) Número de Identificação do Trabalhador (NIT), também chamado de PIS/PASEP, devidamente cadastrado no sistema da receita federal () ou anexar xerox da carteira de trabalho (campos de identificação e do número do PIS)

  • No caso de notas fiscais de prestação de serviços nos quais há cessão de mão-de-obra (ex.: vigilância, limpeza, jardinagem), deverá ser encaminhada a documentação referente à folha de pagamento, relacionando todos os segurados alocados na prestação de serviços, e à GFIP, com as informações relativas aos tomadores de serviços
  • PESSOA FÍSICA:
    • Emitir nota fiscal avulsa junto à prefeitura anexando comprovante de pagamento da guia de recolhimento de ISS;
    • Número de Identificação do Trabalhador (NIT), também chamado de PIS/PASEP, devidamente cadastrado no sistema da receita federal (contribuinte individual) ou anexar xerox da carteira de trabalho (campos de identificação e do número do PIS)
Observação: Todas as documentações exigidas só serão aceitas mediante  apresentação das originais, portanto não serão aceitos xerox, fax ou documentação escaneada.
 
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